Richtlinie zur Korruptionsvermeidung und -bekämpfung
I. Anwendungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden und Organe der TAG Immobilien AG und ihrer Konzerngesellschaften mit Sitz in Deutschland (nachstehend „TAG Unternehmensgruppe“ oder „TAG“ genannt). Zur TAG Unternehmensgruppe gehörende Gesellschaften mit Sitz im Ausland sind verpflichtet, diese Richtlinie unter Berücksichtigung etwaiger landesspezifischer rechtlicher Anforderungen zu übernehmen.
II. Ziele
Die TAG führt ihre Geschäfte im Einklang mit dem geltenden Recht und tritt im Wettbewerb fair, transparent und verlässlich auf. Sie toleriert Korruption weder durch Mitarbeitende noch durch Geschäftspartner. Die Geschäftsgrundsätze der TAG definieren die Grundsätze und Verhaltensregeln zur Korruptionsprävention und -bekämpfung, um den Verdacht von Korruption von vornherein zu unterbinden, und gehören mit dieser Antikorruptionsrichtlinie sowie der Kompetenz- und Zeichnungsrichtlinie (4-Augen-Prinzip), der Einkaufsrichtlinie und Spendenrichtlinie zu den zentralen Elementen der Korruptionsprävention.
Diese Antikorruptionsrichtlinie konkretisiert die Verhaltensregeln und definiert die Verantwortlichkeiten sowie wesentliche Prozesse, um jedes Verhalten, dass den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme erwecken könnte („Null-Toleranz-Prinzip), von vornherein zu unterbinden.
III. Korruptionsprävention und -bekämpfung
1. Definition von Korruption
Im rechtlichen Sinne und im Rahmen des Geschäftsbetriebs der TAG bedeutet Korruption bzw. Bestechung, dass Anreize, Vergünstigungen, Bevorzugungen und sonstige materielle und immaterielle Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt (aktive Korruption) bzw. angenommen werden (passive Korruption), die darauf abzielen, faire, objektive und sachgerechte geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen, damit der Vorteilsgeber oder ein Dritter pflicht- oder wettbewerbswidrig bevorzugt wird.
Korruption stellt kein Kavaliersdelikt dar, sondern ist im Rahmen des geschäftlichen Verkehrs sowohl für den Vorteilsgeber (§ 299 Abs. 2 StGB) als auch für den Vorteilsnehmer (§ 299 Abs. 1 StGB) jeweils eine eigenständige Straftat mit ggf. drastischen Folgen wie bis zu 3 Jahren Freiheitsstrafe. Weitere Straftaten, die mit korruptem Verhalten einhergehen, können Betrug, Untreue, wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen oder Geldwäsche sein.
Rechtswidrig und strafbar ist nicht erst die Annahme oder Gewährung von finanziellen oder anderen Vorteilszuwendungen, sondern schon deren Anbieten bzw. spiegelbildlich das Fordern oder Sich-versprechen-lassen, selbst wenn es anschließend gar nicht zur tatsächlichen Gewährung des konkreten Vorteils kommt. Vorteile sind alle Zuwendungen, die geeignet sind, den Angestellten oder Beauftragten des Waren oder Werk-/Dienstleistungen beziehenden Unternehmens dazu zu bewegen, sich bei seiner Wahl zwischen konkurrierenden Anbietern von sachwidrigen Erwägungen leiten zu lassen. Darunter sind Leistungen materieller oder immaterieller Art zu verstehen, die die wirtschaftliche, rechtliche oder persönliche Lage des Empfängers objektiv verbessert und auf die er keinen Anspruch hat, wie z.B. direkte oder indirekte Geldzahlungen, Geschenke, Einladungen, Bewirtungen, Rabatte oder einen Gegenstand von finanziellem Wert, einschließlich Werk- und Dienstleistungen.
Da korruptes Verhalten im täglichen Geschäftsleben nicht immer eindeutig und zweifelsfrei zu erkennen ist, soll diese Richtlinie Jedem in der TAG auch einen Orientierungsrahmen und eine Hilfestellung geben.
2. Geschenke und Einladungen
2.1 Verbot des Versprechens und Gewährens von Geschenken oder Einladungen
Geschenke an Geschäftspartner oder die Einladung von Geschäftspartnern durch Mitarbeitende der TAG sind nur dann zulässig, wenn diese angemessen, bargeldlos und von geringem Wert sind und lokalem Recht und lokalen Gepflogenheiten entsprechen.
Sofern Zweifel daran bestehen, ob ein Geschenk oder eine Einladung, die einem Geschäftspartner gewährt oder versprochen werden soll, nach den obenstehenden Kriterien zulässig ist, hat der Mitarbeitende, der beabsichtigt ein solches Geschenk oder eine solche Einladung zu versprechen oder zu gewähren, die Zustimmung von seinem Vorgesetzten und der Compliance Abteilung der TAG einzuholen.
2.2 Verbot des Einforderns und Annehmens von Geschenken und Einladungen
Kein Mitarbeitender der TAG darf von Geschäftspartnern Geschenke oder Einladungen einfordern. Die Annahme von Geschenken eines Geschäftspartners durch einen Mitarbeitenden der TAG ist nur dann zulässig, wenn diese angemessen, bargeldlos und von geringem Wert sind und lokalem Recht und lokalen Gepflogenheiten entsprechen.
Bei Zweifeln ist auch in diesen Fällen der Vorgesetzte und die Compliance Abteilung der TAG anzusprechen und die Zustimmung einzuholen.
Sollte ein Mitarbeitender der TAG-Gruppe ein Geschenk von einem Geschäftspartner erhalten, dessen Annahme nach diesen Bestimmungen unzulässig ist, so hat der Mitarbeitende das Geschenk zusammen mit einer angemessenen Erklärung unter Hinweis auf die Geschäftsgrundsätze und die Antikorruptionsrichtlinie der TAG an den Geschäftspartner zurückzugeben.
3. Interessenkonflikte
Mitarbeitende haben jede Handlung zu vermeiden, die zu einem Konflikt zwischen dienstlichen und privaten Interessen führen kann. Solche Interessenkonflikte können sich z.B. aus Verwandtschaftsverhältnissen, Ehe bzw. Partnerschaften, Geschäftsbeziehungen oder Investitionen ergeben. Ein Interessenkonflikt kann z.B. dann bestehen, wenn ein Mitarbeitender im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit mit einer ihm nahestehenden Person als Mieter, Kunde oder Geschäftspartner in Geschäftsbeziehung steht.
Jeder Mitarbeitende, der im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit für die TAG Geschäftsbeziehungen zu einem Geschäftspartner unterhält oder diese anzubahnen beabsichtigt, hat jeglichen Interessenkonflikt, der seiner Person oder einer ihm nahestehenden Person aus der Geschäftsbeziehung entstehen könnte, unverzüglich schriftlich seinem Vorgesetzten und der Compliance Abteilung mitzuteilen.
Insbesondere sind folgende Sachverhalte dem Vorgesetzten und der Compliance Abteilung zur Prüfung und Zustimmung vorzulegen: a) jede beabsichtigte Vermietung einer Wohn- oder Gewerbeeinheit an einen Mitarbeitenden oder eine einem Mitarbeitenden nahestehende Person und b) jede beabsichtigte private Beauftragung eines Geschäftspartners der TAG, z.B. eines Handwerksunternehmens, durch einen Mitarbeitenden oder eine dem Mitarbeitenden nahestehende Person.
4. Spenden und Sponsoring
Die TAG unterstützt in Wahrnehmung ihrer gesellschaftlichen Verantwortung wohltätige und gemeinnützige Organisationen, insbesondere soziale und kulturelle Vereine sowie Bildungsvereine mit finanziellen oder sachlichen Leistungen, entweder ohne Gegenleistung (Spenden) oder auf der Grundlage vertraglich vereinbarter Gegenleistungen, z.B. Trikot- oder Bandenwerbung (Sponsoring).
Als Spende oder Sponsoring gelten auch Leistungen oder Produkte, die teilweise spendenähnlich sind, weil ihnen nicht in voller Höhe eine Gegenleistung gegenübersteht (z.B. Gewährung eines Produkts an eine soziale Einrichtung zu einem vergünstigen Preis). Hierfür gelten die vorgenannten Regelungen entsprechend.
Alle Spenden und Sponsorings müssen transparent und nachvollziehbar sein. Es muss ersichtlich sein, an wen die Spende oder das Sponsoring erfolgen, wer der Endempfänger der Zahlung ist und wofür der Empfänger diese verwendet.
Untersagt sind a) Spenden und Sponsoring und sonstige Fördermaßnahmen für Politiker, politische Parteien oder politische Organisationen, b) Spenden an Organisationen, die darauf ausgerichtet sind, Gewinn zu erwirtschaften und c) Spenden oder Sponsoring, die mit den Zielen der TAG nicht im Einklang stehen und/ oder der TAG Schaden zufügen könnten.
Die weiteren Einzelheiten zu Spenden und Sponsoring sind in der Spendenrichtlinie der TAG geregelt.
5. Geschäftspartnerkodex
Die TAG duldet auch bei ihren Geschäftspartnern keine Form von Korruption und kein Geschäftsgebaren, das den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme erwecken könnte („Null-Toleranz-Prinzip“). Jeder Geschäftspartner hat sich entsprechend diesen Grundsätzen zu verhalten und die Standards des Geschäftspartnerkodex einzuhalten. Zusätzlich erhält jeder Geschäftspartner zu Beginn der Geschäftsbeziehung das Merkblatt zur Korruptionsprävention und -bekämpfung.
6. Einkaufsmanagement und Vergabeprozesse
Die TAG arbeitet stetig daran, die Beschaffung von unternehmens- und betriebsbezogenen Materialien und Dienstleistungen nachhaltig zu optimieren. Ein übergreifendes kompetenzbasiertes Einkaufsmanagement sorgt für die Gestaltung und Durchführung des Einkaufs nach festgelegten grundlegenden Prinzipien und Rahmenbedingungen. Die Lieferantenbeziehungen werden vom Einkaufsmanagement gesteuert, um durch eine kostenoptimale Bereitstellung von Materialien und Dienstleistungen und die Auswahl, Überprüfung und Bewertung von Lieferanten eine risikofreie und langfristige Versorgung durch den Abschluss von Rahmenverträgen sicherzustellen. Des Weiteren wurden die Prozesse der Vergabe insbesondere für die Bereiche Zentraler Einkauf, Zentrale Technik und Immobilienmanagement in Prozessbeschreibungen definiert. Die Prozessbeschreibungen wurden in einer Arbeitsanweisung verankert.
IV. Meldungen/ Rechtsfolgen
Jeder in der TAG ist verantwortlich für die Sicherstellung der Einhaltung dieser Richtlinie. Für den Fall, dass die Geschäftsführung einer TAG-Gesellschaft oder ein Mitarbeitender von einem Verstoß gegen diese Richtlinie Kenntnis erlangt oder ein Verdacht auf einen Verstoß gegen diese Richtlinie besteht, soll eine Meldung an den Vorgesetzten und die Compliance Abteilung erfolgen. Die Meldung kann auch über das Hinweisgebersystem der TAG abgegeben werden.
Jeder Mitarbeitende sollte sich in schwierigen Einzel- oder Konfliktfällen und bei Fragen zur Anwendung dieser Richtlinie im Einzelfall an den Vorgesetzten oder die Compliance Abteilung wenden.
Ein nachgewiesener Verstoß gegen diese Antikorruptionsrichtlinie wird nicht toleriert und hat angemessene Sanktionen, insbesondere arbeitsrechtliche Maßnahmen sowie die Geltendmachung weiterer rechtlicher Ansprüche und gegebenenfalls Schadensersatzansprüche und/ oder die Meldung an die zuständige Strafverfolgungsbehörde zur Folge.
V. Schulungen/ Überprüfung der Richtlinie
Die Maßnahmen und Regelungen zur Korruptionsprävention und -bekämpfung sind Bestandteil der Compliance-Schulungen der TAG, die für alle Mitarbeitenden verbindlich sind.
Die Richtlinie wurde vom Vorstand der TAG Immobilien AG verabschiedet und wird in regelmäßigen Abständen überprüft.