Verfahrensordnung HinschG und LkSG

Verfahrensordnung über den Umgang mit Hinweisen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

 

I. Zielsetzung und Anwendungsbereich

Als großes Wohnungsunternehmen versteht die TAG die Einhaltung der maßgeblichen Gesetze und internen Richtlinien der TAG sowie der Umweltstandards und die Achtung der Menschenrechte als wesentliches Grundprinzip ihres unternehmerischen und nachhaltigen Handelns. So erwartet die TAG auch von ihren Geschäftspartnern ein rechtskonformes und nachhaltiges Handeln in ihrem jeweiligen Geschäftsbereich und in der Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern und Nachunternehmern.

Für die TAG ist hier Transparenz unerlässlich, um Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien der TAG sowie menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen möglichst frühzeitig zu erkennen. Diese Kenntnis ermöglicht, wirksame Abhilfe- und Präventionsmaßnahmen zu ergreifen und Schäden zu verhindern oder zu minimieren.

Interne und externe Personen, insbesondere Mitarbeitende der TAG sowie Geschäftspartner und sonstige Stakeholder haben die Möglichkeit, auf tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien sowie auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen, die durch das Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind, hinzuweisen. Die TAG verfügt dafür über ein Hinweisgebersystem mit verschiedenen Meldekanälen für die Übermittlung entsprechender Hinweise und Beschwerden.

Diese Verfahrensordnung zum Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) erläutert die Meldekanäle, den Ablauf des Verfahrens sowie die Zuständigkeiten und den Hinweisgeberschutz.

 

II. Melde-/ Beschwerdekanäle

Für die Übermittlung von Hinweisen und Beschwerden können die folgenden Kanäle genutzt werden:

digitales Meldesystem: https://tag.integrityline.app

E-Mail: compliancetag-agcom

Brief:
Persönlich/Vertraulich
TAG Immobilien AG
Compliance Beauftragte
Steckelhörn 5
20457 Hamburg

Telefon: +49 40 38032-184

Hinweisgebende Personen können ihre Meldung, soweit gewünscht, auch vollständig anonym abgeben. Mitarbeitende der TAG können sich zusätzlich über ein im Intranet abrufbares Kontaktformular zur Übermittlung anonymer Hinweise an die Compliance Beauftragte der TAG wenden.

Zudem steht hinweisgebenden Personen als zusätzlicher Meldekanal auch die Möglichkeit zur Verfügung, Kontakt zum Compliance Vertrauensanwalt der TAG, Herrn Dr. Alexander Raif, GreenGate Partners Rechtsanwaltsgesellschaft mbH aufzunehmen:

E-Mail: compliance.tag-aggreengatelegal

Brief:
Persönlich/Vertraulich
GreenGate Partners Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Herrn Rechtsanwalt
Dr. Alexander Raif
als TAG Compliance Vertrauensanwalt
Friedrichstraße 186
10117 Berlin

Telefon: +49 30 509 32 35 10

 

III. Verfahrensgrundsätze und Ablauf des Melde-/ Beschwerdeverfahrens

Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfolgt nach dem nachstehend definierten Prozess. Der Fachbereich Compliance ist für die Bearbeitung eingehender Hinweise und Beschwerden zuständig. Der Vorstand der TAG Immobilien AG hat die Compliance Beauftragte zur Menschenrechtsbeauftragten ernannt. Die mit den Meldungen befassten Mitarbeitenden wurden vom Vorstand verpflichtet und berechtigt, ihre Tätigkeit unabhängig, weisungsungebunden und unparteilich nach den Grundsätzen der Vertraulichkeit und Sorgfältigkeit auszuüben. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

  1. Eingang der Meldung und Eingangsbestätigung
    Die Hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 (sieben) Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit zur meldenden Person besteht.
     
  2. Eingangsprüfung
    Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes bzw. des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fällt. Ist dies nicht der Fall oder betrifft die Meldung Fragen und Anregungen zu Mietverhältnissen, z.B. zu Nebenkostenabrechnungen, wird die Meldung nicht über das Hinweisgebersystem bearbeitet und das Verfahren endet.
     
  3. Klärung und Untersuchung des Sachverhalts
    Bei begründeten und nachvollziehbaren Anhaltspunkten für einen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften und/ oder interne Richtlinien oder für Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten oder Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken werden die erforderlichen Folgemaßnahmen ergriffen.

    Es wird eine interne Untersuchung mit dem Ziel eingeleitet, festzustellen, ob ein Verstoß und/ oder Risiken vorliegen. Im Rahmen der Untersuchung wird der Sachverhalt weiter ermittelt und ggf. wird mit der Hinweisgebenden Person der Inhalt der Meldung erörtert, um ein besseres Verständnis des Sachverhalts zu gewinnen. Die Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen ist erforderlichenfalls ebenfalls Bestandteil der internen Untersuchung. Abhängig vom Inhalt der jeweiligen Meldung kann es notwendig sein, Experten aus anderen Fachbereichen (z.B. Personalabteilung, Datenschutz, Einkauf oder Nachhaltigkeit) in die Ermittlungen einzubeziehen. Insbesondere im Hinblick auf Verletzungen menschrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz wird die entsprechende Fachabteilung die Prüfung und Erarbeitung einer Lösung federführend begleiten. Die Untersuchung erfolgt möglichst zügig und ohne größere Unterbrechungen unter Einhaltung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und des Schutzes der Identität der hinweisgebenden Person.
     
  4. Kommunikation mit der hinweisgebenden Person
    Nach der Eingangsbestätigung wird erforderlichenfalls und soweit möglich Kontakt zu der hinweisgebenden Person aufgenommen, um weitere Informationen zu erhalten und den Sachverhalt zu erörtern. Die hinweisgebende Person kann sich im laufenden Verfahren jederzeit über den Stand des Verfahrens informieren. Sie erhält gemäß nachstehender Ziffer 6. innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung zu den Folgemaßnahmen.
     
  5. Abhilfemaßnahmen
    Sofern und soweit sich im Ergebnis der internen Untersuchung herausstellt, dass ein Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften und/ oder interne Richtlinien der TAG oder menschenrechts- und/ oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder bei Zulieferern vorliegen, werden effektive und angemessene Abhilfemaßnahmen zur Beendigung oder Minimierung des Ausmaßes des Verstoßes, des Risikos oder der Verletzung ergriffen. Zu den Abhilfemaßnahmen können insbesondere arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder auch strafrechtliche Schritte gehören. Bei Verstößen durch Geschäftspartner können zu den angemessenen Maßnahmen zusätzliche Kontrollen und Audits wie auch die vorübergehende oder dauerhafte Beendigung der Geschäftsbeziehung gehören.

    Die Erkenntnisse aus dem Verfahren werden ebenfalls dafür genutzt, bestehende Arbeits- und Compliance-Prozesse zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen und zu optimieren und erforderlichenfalls auch weitere Präventivmaßnahmen zu implementieren.
     
  6. Abschluss des Verfahrens
         Die Untersuchung der Meldung kann aus verschiedenen Gründen beendet werden:
    1. Der Hinweis oder die Beschwerde fällt nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes oder des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes,
    2. Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/ oder interne Richtlinien sowie auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten wurden
      1. nicht bestätigt oder
      2. durch die ergriffenen Abhilfemaßnahmen behoben.

 

Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Eingangsbestätigung eine begründete Rückmeldung über den Stand bzw. den Abschluss des Verfahrens, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit zur meldenden Person besteht. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung, aus welchem Grund das Verfahren beendet wurde. Im Rahmen des rechtlich Zulässigen werden Informationen zu geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen erteilt, sofern und soweit durch diese Mitteilung interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

 

IV. Vertraulichkeit und Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung

Der Schutz der hinweisgebenden Person ist für die TAG von großer Bedeutung. Hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, müssen keine Benachteiligung oder Bestrafung infolge ihrer Meldung befürchten. Unter anderem dienen die folgenden Maßnahmen dem Schutz der hinweisgebenden Personen:

Die Hinweise und Beschwerden werden nur von einem kleinen Kreis geschulter Mitarbeitender der TAG bearbeitet. Die Identität der hinweisgebenden Person wird vertraulich behandelt und ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften geschützt.

Die TAG duldet keine Benachteiligungen, Einschüchterungen von hinweisgebenden Personen oder Repressalien gegen sie. Ein solches Verhalten stellt selbst einen potentiellen Compliance-Verstoß dar und wird entsprechend bearbeitet.

Vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen, die gemeldet werden und Hinweise, die in missbräuchlicher Absicht abgegeben wurden, fallen nicht unter den Hinweisgeberschutz.

 

V. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens und der Verfahrensordnung

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens sowie dieser Verfahrensordnung wird jährlich und darüber hinaus anlassbezogen überprüft. Erforderlichenfalls werden das Beschwerdeverfahren und die Verfahrensordnung angepasst.